8 mötesformer som inte tråkar ut dina deltagare

Anar du illa dolda gäspningar och tunga ögonlock bland deltagarna under era konferenser? Är både du och kollegorna trötta på monologen som sker från scenen? Utmana er själva med annorlunda mötesformer som skapar ny energi i rummet och ger nya infallsvinklar för att nå oväntade resultat.

En av trenderna som spanades för 2018 var att traditionella powerpoint-presentationer ersätts av föredrag utan bilder: soffsamtal, spaningar, snack eller så kallade lägerelds-sessioner. Haka på trenden för årets resterande möten! Nedan tipsar vi om ett gäng olika mötesformer som erbjuder mer än envägskommunikation.

1. Active Meeting

Med hjälp av surfplattor i publiken styr passledaren frågor/utmaningar som deltagarna diskuterar i mindre grupper. Formatet stimulerar kunskapsutbyte mellan kollegor och förankrar budskapet på ett annat sätt än genom enbart presentation. Data som genereras från grupperna kan direkt användas på scenen/skärmarna för att förstärka budskap eller för att dela ”best practice”.

2. Fishbowl

En mötesmodell för guidade gruppdiskussioner. Passledaren väljer ut en grupp deltagare som får diskutera ett förbestämt ämne. Resten av publiken följer diskussionen utan att delta.

3. Matchmaking

Ett fokuserat mötesformat där deltagarna i förväg får anmäla sitt intresse att delta, ta del av information om andra deltagare och paras ihop för intressanta diskussioner. Kan göras i 1-1-möten eller i grupper. Matchmaking kan vara ett format för schemalagda pass i konferenssal, men kan även med fördel erbjudas under fikapauser och mingeltillfällen.

4. Open space

Ett format lämpat för större grupper. Deltagare samlas i en cirkel och bjuds in till samtal om en fråga/ämne utifrån mötets tema. Det finns ingen förutbestämd agenda utan den skapas på plats av deltagarna. När agendan är klar går deltagarna till de grupper och samtal de vill delta i. Deltagarna är fria att röra sig mellan diskussionerna vilket skapar en flexibel stämning samtidigt som mötet korsbefruktas.

5. Pecha Kucha

Ett rappt presentationsformat med 20 bilder som visas 20 sekunder vardera, d.v.s. en presentation på totalt 6 minuter och 40 sekunder. Det ställer krav på presentatören att fokusera på det viktiga och snabbt komma till sak.

6. Snillen spekulerar

En scen dedikerad för korta presentationer placeras i något av konferensens allmänna utrymmen, t.ex. utställning, fika- eller lunchlokal. Talarna är föranmälda och inplanerade men kan vara personer som inte har ett naturligt utrymme i stor föreläsningssal, t.ex. en student som vill presentera sitt examensarbete, en forskare eller ett företag med en intressant idé på ett relevant tema. Presentationen följs av diskussionstillfälle på avsatt plats, t.ex. bord med flagga ”talare X” där alla som vill träffa talaren kan ta plats. Talaren finns tillgänglig vid den platsen i 15 min efter sin föreläsning och deltagare som är intresserade av att diskutera ämnet vidare kan samlas för att fördjupa sig.

7. Speaker’s Corner

Det kända fenomenet från t.ex. Hyde Park i London kan även implementeras på er nästa konferens. Utse en plats där det är tillåtet för deltagare (ej schemalagda föreläsare) att hålla tal om valfritt ämne.

8. Speeddating

Föreläsare alternativt deltagare fördelas på bord runt om i lokalen. Lika många deltagare turas om att under ett fåtal minuter konversera med var och en av dem för att vid given signal byta bord.

Pausa aktivt

Ytterligare inslag för att uppmuntra interaktion vid en konferens kan vara aktiva pauser. En paus behöver inte vara passiv och utanför agendan, utan kan organiseras och bli en viktig del av eventet eller mötet. En fikapaus kan bli ett givande mingel styrt genom utmaningar, diskussionspunkter och konversationsstartare i en app eller på skyltning runtom i lokalen. Vid lunchen eller middagen kan en bordsbuffé öka det sociala samspelet mellan mötesdeltagarna.

Den övergripande trenden för nutida möten är att den traditionella uppdelningen av en förmiddag med presentationer följt av en eftermiddag med gruppsamtal får stå tillbaka för ett mer varierat upplägg, där varje föredrag från scenen blandas upp med eller följs av gruppdiskussioner och utrymme för deltagarna att reflektera.

Kontakta Blick för hjälp med ovanstående mötesformer och fler tips på hur du blåser nytt liv i nästa möte.