8 tips för att bli mer organiserad

Som projekt- eller produktionsledare inom event är det jätteviktigt att kunna organisera sin tid, och snabbt byta mellan olika projekt. Samma egenskaper krävs även som koordinator, administratör eller projektledare inom vilken bransch som helst. Här tipsar vi om 8 knep du kan ta till för att maximera din arbetsdag och effektivisera den tid du spenderar på kontoret.

1. Börja med det viktigaste

Vi vet att det kan vara lätt att välja de snabba, enkla uppgifter först när du står inför en lång lista med saker som ska göras. Men risken är att den där lite större och kanske krävande uppgiften som det tar emot att ta itu med ligger och gnager i bakhuvudet och därmed tar en massa energi. Om vi klarar av den jobbiga uppgiften först sätter hjärnans belöningssystem igång och vi får en rejäl energikick. Läs mer.

2. Prioritera praktiskt i par

Att prioritera är en av hjärnans mest energikrävande processer – därav vårt omedvetna motstånd mot att göra just det. Ta hjälp av en kollega eller överordnad och hitta en arbetsmetod där ni hjälps åt att ranka uppgifter och sätta en prioritetsordning på det som ska göras. Läs mer här.

3. Följ din energikurva

Det är välkänt att vi alla är olika och vissa är morgonmänniskor medan vissa jobbar betydligt bättre senare på dagen. Känn efter när du själv brukar vara som piggast och mest klartänkt, och planera in dina mest krävande uppgifter eller viktigaste möten under dessa perioder. Lämna samtidigt de lite lättare uppgifterna till när du brukar vara tröttare – slösa inte din energitopp på att läsa mail och rensa bort spam!

4. Pausa smart

Halvpauser med slösurfning eller att kolla mailen mitt i en arbetsuppgift gör inte hjärnan piggare utan riskerar bara att uppgiften drar ut på tiden. De mest effektiva pauserna får hjärnan när den inte behöver ta in någon ny information alls. Och genom att röra på kroppen sätts blodtillförseln igång med nytt syre till hjärnan. Ta en kort promenad, sträck på kroppen eller meditera en kort stund så får hjärnan betydligt mer effektiv återhämtning än genom 10 minuters skrollande på sociala medier, och du kan fortsätta uppgiften med ny kraft.

5. Belöna hjärnan

Hjärnans eget belöningssystem sätts igång när vi lär oss något nytt, får en utmaning eller bockar av en uppgift. Se till att dina att-göra-listor sätter igång just belöningssystemet och inte ditt stress-system. Genom att dela upp stora uppgifter i mindre delmål eller hitta på egna utmaningar och belöningar för när du klarat av en uppgift på listan kommer du känna dig mer motiverad.

6. Fullt fokus

Varje gång du flyttar fokus tar det energi från hjärnan, och hjärnforskare menar att det tar upp till 25 minuter att återfå fokus på en uppgift när vi blivit avbrutna. Se därför till att hitta en miljö på jobbet där du kan fokusera fullt ut. Stäng av pushnotiser på mail och mobil, och sätt kanske i öronproppar eller hörlurar med fokusmusik om det funkar för dig.

7. Spola multitasking

Av samma anledning som ovan måste vi sluta hylla multitasking. Forskningen är entydig om att fokusväxling mellan olika uppgifter tar mycket energi. Studier har även visat att just de som hävdar sig vara experter på multitasking ofta är de som är dåliga på det…

8. Spara hjärnkapacitet med noteringar

Ju mindre saker du behöver hålla i minnet, desto mer hjärnkapacitet frigörs för kvalitativt tänkande. Gör att-göra-listor och ta noteringar på möten. Forskning visar även att antecknande för hand förbättrar vår inlärning och vårt minne eftersom hjärnan då måste aktivt bearbeta informationen vi tar in via ögon och öron.