7 tips på hur du engagerar era konferensdeltagare
”Är” dina gäster på konferens, eller ”deltar” de faktiskt i konferensen? I ett mindre möte känner de flesta ett gemensamt ansvar för mötet. Men vid större möten är det enkelt att försvinna i mängden, och därmed lätt att inta en mer passiv roll. ”Det är ingen som märker om jag sitter och kollar mailen och jobbar lite med annat här i hörnet…” eller ”Det är säkert någon annan som ställer en fråga/kommer med ett förslag, inte ska väl jag…”
Ett möte där deltagarna inte är med, mer än fysiskt på plats, är ofta en dålig investering. Ni har (förhoppningsvis) lagt mycket tid och tanke på att förbereda konferensen, så se till att ni får maximal effekt av investeringen genom att säkerställa att deltagarna deltar aktivt. Här kommer sju tips:
1. Solklart syfte
Se till att deltagarna förstår syftet med mötet. Om de förstår varför de är där, och vad de kan ha för nytta av mötet eller konferensen, är det betydligt större chans att de engagerar sig.
2. Fram med papper och penna
Med dagens smarta telefoner, bärbara datorer och kanske framförallt Google, tänker många att de inte behöver skriva ner det som sägs, och då intar man en mer passiv åhörarställning på mötet. Men forskning visar att antecknande för hand gör att hjärnan aktivt bearbetar informationen och du noterar det viktigaste eftersom du omöjligt hinner skriva ned vartenda ord som sägs (till skillnad från att transkribera på en bärbar dator), och därmed förbättras inlärningen och minnet.
3. Telefondagis
Lite töntigt men faktiskt väldigt effektivt. Psykiatern Anders Hansen hävdade i sitt sommarprat att bara det att ha telefonen i fickan påverkar vår uppmärksamhet negativt – det krävs aktiv hjärnverksamhet för att ignorera telefonen och undvika att ta upp den och titta på den. Mobilen är så lockande (och belönande för hjärnan) att vi direkt uppfattar omgivningen som mindre intressant om det finns en telefon inom räckhåll.
4. Digitala diskussioner
Idag finns en uppsjö av digitala tjänster anpassade för möten och konferenser. Mentometerknappar är bara toppen på isberget, här finns även möjlighet att via sina telefoner (om dessa inte lämnats i telefondagis…) eller läsplattor låta deltagarna ställa frågor till talarna på scenen, rösta fram frågor som ställts av någon annan deltagare, interagera med varandra sinsemellan, dela med sig av bilder, kunskap och förslag. Med digitala hjälpmedel finns också möjlighet att spelifiera utmanande ämnen, för att få nya infallsvinklar på utmaningar som ert företag står inför. Betydligt roligare och mer engagerande än flera timmars envägskommunikation från scenen.
5. Analoga aktiviteter
Samla deltagarna i grupper som får göra egna posters för att förmedla företagets vision, eller göra ett eget brädspel om företagets produkter som sedan ska presenteras för övriga grupper följt av en omröstning kring bästa förslagen. En omröstning kan ske genom att räcka upp färgglada kort lika gärna som att rösta i mobilen, för att undvika de distraktioner som uppstår när telefonerna ska plockas fram.
6. Starta engagemanget redan vid inbjudan
Skapa buzz kring mötet redan i planerings- och inbjudningsstadiet, som gör att deltagarna blir nyfikna och vill ha mer. Låt deltagarna ge förslag på vilka ämnen de vill ska behandlas under konferensen, vilka talare de önskar se på scen, och vad de vill höra dem prata om. Om talaren redan är bestämd kan deltagarna få skicka in frågor till talaren som de får svar på under konferensen. Men input från deltagarna kan programmet bli bättre anpassat för dem, och därmed mer engagerande.
7. Låt engagemanget brinna vidare
Behåll engagemanget efter konferensen genom att låta deltagarna utvärdera eventet och ge tips på det de önskar se vid nästa tillfälle. Visa att ni följer upp det som beslutats och jobbar vidare med ämnen som avhandlats. Låt inte konferensen vara en isolerad händelse, utan återkoppla till syftet (som kommunicerats) och visa på hur konferensen hänger ihop med er vision och ert arbete framåt.
Läs fler tips på aktivt konferensdeltagande från mötesdesignern Jörgen Dyssvold i magasinet Kick-Off, eller kontakta oss på Blick för att få hjälp att planera er nästa engagerande konferens.