5 saker att tänka på för att välja rätt möteslokal
Även om framförhållning är A och O när det gäller att planera möten och event tror vi ändå på att inte välja anläggning som allra första steg i processen, utan att tänka igenom ett par olika punkter först:
- Syfte och mål
Börja med att fråga dig själv eller initiativtagaren till projektet om mötets syfte och mål. Vad vill ni uppnå med mötet? Har mötet ett relationsbyggande syfte eller är det rent informativt? Är det för att boosta personalen eller för att signalera rödflagg? Möten utan tydligt syfte blir snabbt inte bara syfteslösa utan även meningslösa.
Var även noga med att kommunicera syftet med mötet till de inbjudna. Kommer deltagarna med skeva förväntningar till mötet blir det svårt att få till en fullträff, och mötet kanske till och med gör mer skada än nytta om de närvarande känner sig lurade.
- Mötesformen
När du formulerat syfte och mål är det tid att fundera på mötesformen för att bäst uppnå dem. Hur vill ni förmedla informationen till deltagarna? Hur involverade ska deltagarna vara i mötet? Möbleringen i lokalen, presentationstekniken, digitala verktyg och en väl genomtänkt agenda är några av de saker som påverkar. Monolog kan fungera bra om syftet är att enbart informera, dialog är bättre för att skapa delaktighet och om målet är att nå engagemang och varaktig förändring är snarare ett interaktivt möte att eftersträva.
- Vad kommunicerar platsen?
Nu vet du antagligen vad du behöver gällande lokalens kapacitet och utrustning. Men har du tänkt på att en plats och en anläggning kan kommunicera så mycket? Lyx och flärd eller återhållsamhet. Favoriserande för några regioner och kanske helt fel för andra. Isolerad plats för sammanhållning eller centralt läge för flexibilitet. Viktigare än exakt vilken anläggning ni förlägger mötet på är kanske ändå signalvärdet och att det går ihop med syftet för mötet?
- Vilken kompetens och vilka resurser finns internt och vad är lämpligt att ta hjälp med?
Innan du börjar söka efter en anläggning själv vill vi att du tar dig ytterligare lite tid på att fundera över hur läget ser ut hos er just nu. Hanterar ni att själva göra alla delar av detta möte? Kommunikation inför, innehåll och agenda, logistik och arbetet som bör göras efter mötet? Inventera egna resurser och kompetenser innan du går vidare. Kanske behöver ni stöd med en liten del, kanske med allt eller inte alls. Kanske bör just sökandet efter anläggning lejas ut?
- Var ute i god tid!
Att vara ute i god tid innebär att valmöjligheterna blir så många fler – oavsett storlek och form på ditt möte eller event!
Med 27 års erfarenhet av mötesbokning är vi experter på Sveriges olika mötesplatser, allt från oväntade konferenslokaler till små gemytliga herrgårdar. Vi hjälper dig att hitta rätt anläggning till er nästa konferens, workshop, utbildning eller kick-off – helt kostnadsfritt och utifrån era behov och budgetkrav.
Kontakta vår bokningstjänst med era behov så återkommer vi till dig med flera olika förslag och offert.