Deltagarhantering – Exceldokumentens värsta fiende men noggrannhetens bästa vän!

Sitter du med sju olika Excel-listor för att hålla reda på anmälda deltagare till er konferens? Lägger du timme efter timme av din tid att svara på frågor om transportalternativ, vad som serveras till lunch på konferensen eller om det kommer att finnas wifi på hotellrummet? På Blick har vi tre experter som arbetar heltid med deltagaradministration, och de hjälper dig gärna undvika stressutslag och migrän inför er nästa konferens.

Vi ställde några frågor till Madeleine, Halina och Rebecca – våra stjärnor som med aldrig sinande tålamod svarar på deltagarnas frågor och dubbel- och trippelkollar alla listor över logi, specialkost och namnskyltar som ska tryckas.

Vad innebär deltagarhantering – vad kan ni hjälpa våra kunder med?
– Deltagarhanteringen har en central roll i eventproduktion i form av att skapa anmälningssidor, distribuera information till medverkande och att vara kontaktperson gentemot samtliga deltagare. Vi hanterar även registrering på plats, producerar namnskyltar och sköter gruppindelning som t.ex. bordsplacering eller fördelning av hotellrum.

Vi avlastar våra kunder i den biten av mötesplaneringen som brukar vara mest administrativt krävande!

”Jag har ju skött det där själv i alla år, varför ska jag ta hjälp av er?”
– Det har förmodligen varit otroligt tidskrävande att sitta med t.ex. olika Excellistor för att hålla reda på deltagarnas olika önskemål gällande exempelvis logi, resor och specialkost. Vi använder oss av ett webbaserat system som är framtaget för just denna typ av deltagarhantering och samlar all information på samma ställe. På det sättet kan våra kunder lägga sin tid på det viktiga innehållet i sin konferens, medan vi sköter den administrativa logistiken runt omkring.

Men Excellistor funkar väl helt ok?
– I vår webbtjänst har vi all information samlad på ett och samma ställe, och alla listor och information uppdateras automatiskt. Vi kan därför ha stenkoll på alla kunder, projekt och deltagare på ett helt annat sätt än vad som är möjligt genom manuella ändringar i olika Excelfiler.

Vad är det roligaste med ert jobb?
– Vi älskar variationen i vårt jobb! Att kunna bygga den bästa anmälningslösningen för deltagarna och att därefter få hjälpa våra kunder genom att ta över tidskrävande administration tycker vi är roligt. Det kanske låter konstigt för vissa, men vi älskar att pilla med detaljer och kan snöa in oss totalt på de bästa logistiska lösningarna!

Och slutligen, tröttnar ni aldrig på att dubbel- och trippelkolla alla detaljer?
– Nej, det ligger i vårt största intresse att allting blir rätt och att konferensen eller eventet blir så lyckat det bara kan bli.

Maila Madeleine för offert på deltagarhantering till ditt nästa event!

TIPS! Vi kan även hyra ut våra smarta rollups för egen registrering på plats.

Att sköta registrering på plats blir otroligt smidigt med våra smarta rollups som är specialproducerade för just namnskyltar. Namnskyltarna hängs upp i bokstavsordning på lodräta rollups där deltagarna enkelt får en överblick och kan plocka ner sin namnskylt själva. Du slipper de köer och kaos som kan skapas om man har namnskyltarna på t.ex. ett bord där skyltarna lätt hamnar i oordning.