Teknikens under - människans ansvar
Av Maud Wirén, Blick Möteskonsult
Teknik och IT är en självklar del av allas vår vardag och en lika viktig roll spelar den i dagens möten. Den vanligaste utrustningen till ett möte är en dator, en projektor och en uppkoppling till Internet. Vid större evenemang blir tekniken allt mer omfattande. Det krävs mikrofoner, ljudanläggning, ljussättning i lokalen och på scenen. Tyvärr är det alltför vanligt att tekniken trasslar på möten och här har mötesanläggningarna ett stort ansvar. Redan vid det lilla mötet kan teknik som inte fungerar förstöra upplägget och ju större evenemang det handlar om desto mer kan gå fel och desto större blir ofta skadan.
Vi har alla suttit på möten där tekniken har trasslat. Det behöver inte ens handla om några stora fel utan kan räcka med att ljudet är dåligt för att åhörarna ska tappa intresset. Antalet tekniska parametrar, som krävs för att alla mötesdeltagare ska kunna se och höra rätt saker vid rätt tillfälle, blir bara fler och fler. Därför krävs det också att de ansvariga har rätt kompetens. Det var länge sedan det räckte med att kunna byta en overhead-lampa.
En del problem kan rättas till ganska snabbt och av en erfaren föreläsare kanske till och med användas som en förevändning för skratt. Andra kan istället tappa bort sig alldeles när något inte fungerar och ha svårt att göra ett bra framträdande. Exemplen på vad som kan gå fel är hur många som helst. Tolkning till olika språk är en historia för sig där felkopplingar mellan olika kanaler kan göra att ingen förstår någonting.
Vad det än är som inte fungerar kommer det att leda till störande avbrott. I värsta fall går delar eller hela mötet om intet. Det har hänt alldeles för många gånger trots att massor av människor har lagt ned tid och kraft på att förbereda sig och andra för det aktuella tillfället. Men hur bra upplägget än är kommer det inte att gå fram om åhörarna inte hör ordentligt. I stället kommer deltagarna bli irriterade och alla goda föresatser faller platt till marken.
För att kunden ska kunna lita på teknikens under måste de kunna lita på människorna som sköter tekniken. Det är vi som måste garantera att allt fungerar som det ska. Alla vi som jobbar med möten måste vara lika noga med tekniken som med allt annat. Alldeles för många mötesanläggningar har för dålig koll på tekniken på sin egen anläggning. Jag har varit med om att man utlovat trådlöst internet i hela huset, medan det sedan vid själva mötet visat sig att det inte fungerade i just den lokal där mötet hölls. Och hur bra blev då förevisningen av den nya hemsidan, som mötet skulle handla om?
Teknik utvecklas ständigt och måste uppdateras och underhållas. Det finns en övertro på att allt ska fungera som det ska, men det räcker inte att ställa in en pc-kanon i lokalen och det räcker inte heller med att en person på mötesanläggningen vet hur den fungerar. Det är uppenbart att det är en alldeles för sårbar lösning. Ändå händer det gång på gång att den som ”kan det där” är sjuk eller ledig just när tekniken behövs. Det behövs utbildning av personalen och det behövs kunskap om vilken kapacitet den egna tekniken har, så att kunden vet precis vad de kan räkna med.
Det bör vara rutin på alla mötesanläggningar att man pratar med kunden om deras tekniska önskemål i god tid före ett möte. Det samtalet bör hållas av någon som faktiskt kan anläggningens teknik och kapacitet. När kunden är på plats - och innan övriga deltagare kommer - ska tekniken dessutom alltid testas. Att något ”fungerade igår” är absolut ingen självklarhet för att det fungerar i dag och dessutom en mycket dålig ursäkt när det väl gäller.
Det är dags att ta tekniken på lite större allvar. På Blick har vi egna tekniker med oss när vi arrangerar ett möte och också är ansvariga för mötets genomförande på plats. I andra fall är vi där själva och testar. Svårare än så behöver det inte vara. Men det måste göras. Vi lever i moderna tider. Det är inte människa mot maskin som i Chaplins film men när vi inte själva tar kontrollen över tekniken är det lätt att det blir en komedi – eller tragedi –
av hela mötet.
Läs gärna fler krönikor:
Projektledare - en titel med ansvar
Lägsta pris eller lägsta kostnad
Mötesadministration - en specialistkunskap