Mötesadministration - en specialistkunskap

Av Maud Wirén, Blick Möteskonsult

Välkommen till Blick. Vårt motto är ”Allt för ett bra möte” och vi har under åren utvecklat tjänster för att kunna vara helhetsleverantör för möten. En viktig del av vårt arbete handlar om administrationen kring mötesdeltagarna, som jag vill slå ett slag för här. Det rör sig om till synes små saker – men också sådant som lätt kan skapa irritation och göra människor upprörda. Dit hör borttappade anmälningar, felstavade namn på namnbrickor och köer vid registrering. Risken är stor att den irritationen spiller över på intrycket av hela mötet. När det är ordning och reda kring anmälningarna känner sig deltagarna i stället välkomna och behöver inte lägga märke till annat än att mötet är välorganiserat.
 
Blick är specialister på att sköta allt praktiskt och jag vågar påstå att vi kan det bättre än de flesta. Men något annat vore nästan konstigt efter tjugo års erfarenhet. Vi har moderna system, framtagna och genom åren uppdaterade i nära samarbete med Axaco, som ger oss förutsättningar att hålla ordning på alla moment inför, under och efter ett möte. Till våra vanliga uppgifter hör att skicka ut inbjudningar i god tid före mötet och ta fram en anmälningssajt där man kan registrera sig på nätet. Vi tar emot anmälningarna och sköter all korrespondens med deltagarna, som också kan handla om deltagande vid kringarrangemang. När mötet äger rum finns vi på plats och sköter registrering, delar ut namnbrickor och material. Det här är bara exempel. Alla som jobbar med möten vet att varje arrangemang har olika moment, som kräver järnkoll på administrationen. Det handlar om de små detaljerna och det handlar om kontroll, backup och logistisk vana och kompetens. Som en av grundarna till Blick är jag stolt över att kunna säga att vi kan erbjuda allt det.
 
I dag omsätter mötesindustrin stora pengar och det är inte alltid helt enkelt för kunderna att hitta rätt leverantör för rätt sak. Desto viktigare är det att vi som är leverantörer är tydliga med våra egna nischer och specialiteter. Jag ser det som en positiv utveckling att olika leverantörer numera anlitar varandra för experthjälp. På Blick får vi i dag uppdrag att ta hand om deltagaradministrationen vid möten som hålls av våra vanliga kundföretag och organisationer. Men som specialister är vi också underleverantör till eventbolag och mötesanläggningar, som behöver hjälp med det praktiska.

Läs gärna fler krönikor:
Teknikens under - människans ansvar
Lägsta pris eller lägsta kostnad
Projektledare - en titel med ansvar